Teil 1: Der Auftaktworkshop: Warum wir im ersten Meeting mehr zuhören, als zu reden

Willkommen beim Start unseres Project Playbook. Hier zeigen wir dir, wie wir Projekte strategisch anpacken und so unseren Kunden die Angst vor dem „großen Webseiten-Projekt“ nehmen. Wir nehmen dich in dieser Reihe mit in unseres aktuelles Projekt Kappel & Dierolf. Wir sind Przem, dein Projektmanager-Vollprofi, und Emma, deine Web-Entwicklerin mit UX-Fokus. Los geht’s mit dem wichtigsten Schritt: Dem Auftaktworkshop.

Drei Personen diskutieren lächelnd an einem Tisch mit Laptops in einem modernen Konferenzraum.

Phase 1: Die Angst vor dem „Auftaktworkshop“

Hand aufs Herz: Ein "Kick-off" klingt oft nach drei Stunden Powerpoint-Krieg und Bullshit-Bingo. Viele unserer Neukunden, gerade wenn sie noch nie mit einer Agentur zusammengearbeitet haben, fragen sich: „Was muss ich da liefern? Wissen die überhaupt, was wir machen?“

Unser Versprechen: Wir machen keine Schaufenster-Veranstaltung. Unser Auftaktworkshop ist der unkomplizierteste und wichtigste Termin des ganzen Projekts. Er ist das Fundament für unsere strategische Planung und die Budget Forecasts.

Was wir wollen:

  1. Wünsche und Probleme verstehen: Was tut weh? Was muss die neue Lösung können?
  2. Alle an Bord holen: Wir sind die Schnittstelle, also müssen wir alle Meinungen und Erwartungen einsammeln.

Phase 2: Zuhören & den Schmerzpunkt finden

Wir kommen nicht, um zu erzählen, wie toll wir sind. Wir kommen, um zuzuhören und zu validieren. Ihr kennt euch, eure Probleme und eure Kunden am Besten und deshalb möchten wir alles darüber hören. Im Fall von Kappel & Dierolf wurden die Kern-Herausforderungen sofort klar:
Wahrnehmung: „Die Kunden kennen uns nur von den Druckern her, wissen aber nicht, was wir als digitaler Full-Service-Dienstleister alles machen. Sie kennen nur die Sparte, in der sie bisher unterwegs sind.“
Funktion: „Die Webseite muss den Vertrieb unterstützen und die Arbeit abnehmen, während Service & Support bisherige Hauptanlaufstellen auf der Webseite sind.“

Genau das ist das Ergebnis des Kickstarts: Wir stellen fest, warum die alte Website eine strategische Bremse ist. Im Fall von Kappel & Dierolf weil sie die Kernkompetenz des Kunden nicht vermitteln kann und die Mitarbeiter unnötig bindet.

Zwei Personen im Gespräch in einem Büro, mit Laptops und Smartphone auf dem Tisch. Eine Person gestikuliert.

Phase 3: Strategische Zielsetzung – Die Messlatte

Nachdem wir den Schmerz kennen, definieren wir die Top 3 messbaren Projektziele. Denn: Kommunikation wirkt immer, aber nur, wenn man sie misst. Im Fall von Kappel & Dierolf, haben wir folgende Projektziele herausgearbeitet:

  • Entlastung des Service-Teams: Steigerung der Self-Service-Nutzung – weil Service & Support aktuell Hauptanlaufstellen auf der Webseite sind.
  • Vertriebs-Power: Erhöhung der qualifizierten Leads durch den Fokus auf den Business Case und Anwenderberichte mit harten Zahlen.
  • Marken-Shift: Die neue Website muss die IT-Lösungs-Kompetenz in den Vordergrund stellen – und nicht mehr nur den Drucker.

Der KREAVIS-Output: Das Zielbild steht

Der Auftaktworkshop endet nicht mit einem Schulterzucken. Das Ergebnis ist ein klares Zielbild und die Strategie für die nächsten Schritte: Wir kennen nun den Kunden und verstehen wo die Probleme im bisherigen Webauftritt liegen. Diese Probleme benennen wir klar und leiten daraus unsere Projektziele ab. Im nächsten Schritt möchten wir den Problemen an die Wurzel.

Im Projekt Kappel & Dierolf steht im nächsten Schritt daher eine ausführliche Kunden & Nutzerrollen Analyse an, um zu verstehen mit welchen Problemen und welcher Motivation die Kunden die Webseite besuchen, um mit diesen Erkenntnissen die Informationsarchektur & Navigationsstruktur optimal aufzubauen, um Service & Vertrieb zu unterstützen und Kappel als ganzheitlichen Lösungsanbieter in Fokus zu stellen.

Ausblick auf Teil 2: Die Geburt der Strategie

Der Kickstart ist im Kasten und die Anforderungsanalyse abgeschlossen. Jetzt beginnen wir, die Strategie zu entwickeln.

Im nächsten Beitrag geht es um die UX Journey und die Persona-Analyse. Wir zeigen, wie wir die Nutzerrollen definieren und damit das Fundament für die gesamte Website-Struktur legen. Denn nur wer weiß, mit wem er spricht, kann auch Klartext reden!

Ein Mann mit Brille lächelt herzhaft, trägt ein weißes Shirt und sitzt in einem modernen Raum.

Mit Liebe getextet von
Przem

Fachgebiete
Digitaler Möglichmacher, Kundenversteher, Teetrinker aus Überzeugung

Kurz gesagt
Behält auch im Projekt-Dschungel den Überblick und bringt Struktur in Strategie, Zeitpläne und Budgets. Vermittelt zwischen Kundenträumen und Entwicklerrealität – charmant, lösungsorientiert und mit einem Faible für klare Kommunikation.

Lieblingssatz im Team
„Was gibt’s heute zum Mittag?“